કોઈ પણ સંસ્થા ના નાણાકીય અહેવાલ માટે માહિતી નો પ્રાથમિક સ્ત્રોત એ એકાઉન્ટ અને રેકોર્ડ છે. આપણા દેશમાં ડાયરેક્ટ અને ઈન્ડાયરેક્ટ ટેક્સ ના દરેક કાયદાઓ માં આદેશ છે કે માહિતી નિયત પદ્ધતિ માં જ ચોક્કસ સમયગાળા માટે લેવાવી અને સંગ્રહ થવી જોઈએ. આવા એકાઉન્ટ અને રેકોર્ડ દરેક કાયદા હેઠળ કરદાતાઓએ ફાઈલ કરેલા રિટર્ન માટે આધારભૂત બની રહેશે.

વર્તમાન કર-પદ્ધતિ

હાલની ઈન્ડાયરેક્ટ કર પદ્ધતિમાં, દરેક કર નો કાયદો નિયમિત એકાઉન્ટ ની બુક ઉપરાંત લેવડ-દેવડ ના ચોક્કસ એકાઉન્ટ અને રેકોર્ડ નિયત સમયગાળા માટે મેઈન્ટેઈન રાખવા માટે આદેશ આપે છે.

એક્સાઇઝ (આબકારી) હેઠળ, સામાન્ય રેકોર્ડ મેઈન્ટેઈન કરવા માટે RG -૧ રજીસ્ટર (એક્સાઇઝ પાત્ર માલનું દૈનિક સ્ટોક એકાઉન્ટ), ફોર્મ -૪ રજીસ્ટર (કાચા માલ આપવા કે મેળવવા ની રસીદ), ઈન્વોઈસ બુક અને જોબ વર્ક રજીસ્ટર જરૂરી છે.

સર્વિસ ટેક્સ અંતર્ગત, સૂચિત રેકોર્ડ માં બિલ રજીસ્ટર, પ્રાપ્તિ (રિસિપ્ટ) રજીસ્ટર, જમા/ઉધાર નોંધ રજીસ્ટર, CENVAT ક્રેડિટ રજીસ્ટર, વગેરે નો સમાવેશ થાય છે.

VAT અંતર્ગત, સૂચિત રેકોર્ડ માં ખરીદ રેકોર્ડ, વેચાણ રેકોર્ડ, સ્ટોક રેકોર્ડ, ઇનપુટ અને આઉટપુટ ટેક્સ, વર્ક કોન્ટ્રાક્ટ એકાઉન્ટ ની વિગત વાળું VAT એકાઉન્ટ વગેરે.

આ રેકોર્ડ તે લાગુ પડતા નાણાકીય વર્ષના અંતથી ઓછામાં ઓછા ૫ વર્ષ સુધી જળવાવા જોઈએ.

GST કર પદ્ધતિ

GST અંતર્ગત, ઊત્પાદન પ્રવૃત્તિઓ, કરપાત્ર સર્વિસ ની જોગવાઈઓ અને માલ ના વેચાણ ને એક સામાન્ય કાયદો લાગુ પડશે અને આથી, વ્યાપાર હવે સંકલિત માહિતી જાળવી શકશે જે પહેલા અલગ-અલગ રાખવી પડતી હતી.

GST અંતર્ગત, દરેક રજીસ્ટર્ડ કરપાત્ર વ્યક્તિએ રજીસ્ટ્રેશન પ્રમાણપત્ર માં દર્શાવેલ વ્યાપારના મુખ્ય સ્થળ પર નીચેની વિગતોના યોગ્ય એકાઉન્ટ્સ રાખવા પડશે:-

  1. માલનું ઉત્પાદન
  2. માલ અને/અથવા સર્વિસ ના ઇન્વર્ડ અને આઉટવર્ડ સપ્લાય
  3. માલનો સ્ટોક
  4. મેળવેલ ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ
  5. ચૂકવવાપાત્ર અને ચૂકવેલ આઉટપુટ ટેક્સ

રજીસ્ટ્રેશન પ્રમાણપત્રમાં જો એકથી વધારે વ્યાપારનું સ્થળ દર્શાવેલ હોય, તો દરેક વ્યાપારના સ્થળ સંબંધીત એકાઉન્ટ દરેક સ્થળ પર રાખવા પડશે.

GST અંતર્ગત સચોટ અને સમયસર પાલન માટે ઇલેક્ટ્રોનિક ફોર્મ માં બૂક્સ અને રેકોર્ડ રાખવા એ આદર્શ અને અનુકૂળ રહેશે.

એવા વ્યક્તિઓ જેમનું ટર્નઓવર નાણાકીય વર્ષ દરમિયાન ૧ કરોડ થી વધી જાય

ઉપર જણાવેલ એકાઉન્ટ્સ રાખવા ઉપરાંત, કોઈ રજીસ્ટર્ડ વ્યક્તિ જેમનું નાણાકીય વર્ષ દરમિયાન ટર્નઓવર રૂ.૧ કરોડ થી વધી જાય તેમને નીચે મુજબ જરૂરી છે,

  • તેમના એકાઉન્ટ્સ ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટ અથવા કોસ્ટ અકાઉન્ટન્ટ પાસે ઓડિટ કરવા પડશે અને
  • ઓડિટ કરેલ વાર્ષિક એકાઉન્ટ્સ ની નકલ અને ફોર્મ GSTR -૯ માં વાર્ષિક રિટર્ન ફાઈલ કરતી વખતે ફોર્મ GSTR -૯B માં સેટલમેન્ટ (રિકૉન્સીલિએશન) સ્ટેટમેન્ટ જમા કરવો.

રિકન્સીલિએશન સ્ટેટમેન્ટ માં ચાર્ટર્ડ અકાઉંટન્ટ કે કોસ્ટ અકાઉંટન્ટ એવું પ્રમાણિત કરવું જરૂરી છે કે વાર્ષિક રિટર્ન માં દર્શાવેલ સપ્લાયની કિંમત ઓડિટ કરેલ વાર્ષિક નાણાકીય સ્ટેટમેન્ટ સાથે સેટલ થાય છે.

વેરહાઉસ કે ગોડાઉન ચલાવતા કે માલિકી ધરાવતા વ્યક્તિઓ

વેરહૉઉસ કે ગોડાઉન કે અન્ય માલ સંગ્રહ કરવા માટે વપરાતા સ્થળ ના ઓપરેટર કે માલિક, ભલે એ રજીસ્ટર્ડ હોય કે ન હોય, તેમણે કન્સાઇનર (માલ મોકલનાર), કન્સાઈની (માલ લેનાર) અને અન્ય વિગતો જે હજી કાયદામાં નિયત કરવાની બાકી છે તેના રેકોર્ડ રાખવા પડશે.

એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડ્સ કેટલા સમય સુધી સાચવવા જરૂરી છે?

દરેક રજીસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ રેકોર્ડ જે નાણાકીય વર્ષ સંબંધિત હોય તે વર્ષના વાર્ષિક રિટર્ન ભર્યાની તારીખથી ૫ વર્ષ સુધી એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડ્સ સાચવવા પડશે.

ઉદાહરણ તરીકે: નાણાકીય વર્ષ ‘૧૭-‘૧૮ સંબંધિત એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડ્સ માટે, વાર્ષિક રિટર્ન ફરજીયાત ૩૧મી ડિસેમ્બર ‘૧૮ પહેલા ફાઈલ થવું જોઈએ. આ એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડ્સ ૩૧મી ડિસેમ્બર ‘૨૩ સુધી જળવાવા જોઈએ.

Are you GST ready yet?

Get ready for GST with Tally.ERP 9 Release 6