किसी भी संगठन की वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए खातों और रिकॉर्ड डेटा का प्राथमिक स्रोत हैं | हमारे देश में प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष कर के हर कानून को यह भी अनुदेश दिया जाता है कि,एक निर्धारित तरीके से जानकारी पर कब्जा कर लिया जाना चाहिए और संरक्षित किया जाना चाहिए | ये खाते और रिकॉर्ड प्रत्येक कानून के तहत कर दाताओं द्वारा दायर की गई रिटर्न के लिए आधार बनाते हैं |

वर्तमान शासन

वर्तमान अप्रत्यक्ष कर शासन में, प्रत्येक कर कानून कुछ खातों और खातों के नियमित खातों के अलावा विशिष्ट अवधि के लिए लेनदेन का रिकॉर्ड रखता है।

एक्साइज के तहत, सामान्य रिकॉर्ड जिन्हे आपको बनाए रखने की आवश्यकता है : आरजी -1 रजिस्टर (उत्कृष्ट सामानों का दैनिक स्टॉक खाता), फॉर्म IV रजिस्टर (ररसीद या कच्चे माल के जारी होने के रजिस्टर), इनवॉइस बुक और जॉब वर्क रजिस्टर

सर्विस टैक्स के तहत, प्रस्तावित रिकॉर्ड में बिल रजिस्टर, रसीद रजिस्टर, डेबिट / क्रेडिट नोट रजिस्टर, सेनवैट क्रेडिट रजिस्टर आदि शामिल हैं।

वैट के तहत, रखे जाने वाले अभिलेखों में खरीद रिकॉर्ड, विक्रय रिकॉर्ड, स्टॉक रिकॉर्ड्स, वैट खाते शामिल हैं जिनमें इनपुट और आउटपुट टैक्स, कॉन्ट्रैक्ट कॉन्ट्रैक्ट अकाउंट आदि शामिल हैं।

वैट के तहत, रखे जाने वाले अभिलेखों में खरीद रिकॉर्ड, विक्रय रिकॉर्ड, स्टॉक रिकॉर्ड्स, वैट खाते शामिल हैं जिनमें इनपुट और आउटपुट टैक्स, कॉन्ट्रैक्ट कॉन्ट्रैक्ट अकाउंट आदि शामिल हैं।

जीएसटी शासन

जीएसटी के तहत, निर्माण की गतिविधियों, कर योग्य सेवा और माल की बिक्री के प्रावधन में एक सामान्य कानून होगा और इसलिए, व्यवसाय अब समेकित जानकारी रख सकता है जो पहले अलग बनाए रखता था |

जीएसटी के अंतर्गत, पंजीकरण प्रमाण पत्र में विनिर्दिष्ट व्यापार के प्रमुख स्थान पर निम्नलिखित रजिस्टर्ड कर योग्य व्यक्ति को निम्नलिखित विवरणों के सही खातों को बनाए रखना आवश्यक है।: –

  1. माल का निर्माण
  2. माल और / या सेवाओं की आवक और जावक आपूर्ति
  3. माल का स्टॉक
  4. इनपुट टैक्स क्रेडिट का लाभ उठाया
  5. आउटपुट कर देय और भुगतान किआ हुआ

यदि पंजीकरण प्रमाण पत्र में एक से अधिक स्थान का व्यवसाय निर्दिष्ट किया गया है, तो व्यापार के प्रत्येक स्थान से संबंधित खातों को संबंधित स्थानों पर रखा जाना चाहिए।

जीएसटी के तहत सटीक और समय पर अनुपालन के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप में पुस्तकों और रिकॉर्ड को बनाए रखना आदर्श और सुविधाजनक होगा |

जिन व्यक्ति का वित्तीय वर्ष के दौरान कारोबार रु 1 करोड़ से अधिक है

उपर्युक्त निर्दिष्ट खातों को बनाए रखने के अलावा, एक पंजीकृत व्यक्ति जिसका वित्तीय वर्ष के दौरान कारोबार रु 1 करोड़ से अधिक है, के लिए आवश्यक है :

  • खातों को चार्टर्ड अकाउंटेंट या कॉस्ट एकाउंटेंट द्वारा ऑडिट करवाए तथा
  • फॉर्म जीएसटीआर-9 में वार्षिक रिटर्न दाखिल करते समय ऑडिट किए गए वार्षिक खातों और सुलह बयान की एक प्रति फॉर्म’जीएसटीआर-9 बी में प्रस्तुत करे |

सुलह वक्तव्य में, चार्टर्ड एकाउंटेंट या लागत लेखाकार को यह प्रमाणित करना आवश्यक है कि वार्षिक रिटर्न में घोषित आपूर्ति के मूल्य लेखा परीक्षित के वार्षिक वित्तीय विवरण के साथ मिलते हैं |

माल-ख़ाना या गोदाम के मालिक या माल-ख़ाना संचालन करने वाले व्यक्ति

किसी माल-ख़ाना या गोदाम के मालिक या माल-ख़ाना संचालन करने वाले व्यक्ति माल के भंडारण के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी अन्य स्थान पर, चाहे चाहे वह पंजीकृत हो या न हो, को कन्साइनर, कंसाइनी और अन्य विवरण जो कि कानून में अभी तक निर्धारित नही किए गए हैं, के रिकॉर्ड को बनाए रखना आवश्यक है।

खातों और रिकॉर्ड कब तक बनाए रखे जाएंगे?

उस वर्ष के लिए जहां खाते और अभिलेख संबंधित हैं, हर पंजीकृत व्यक्ति को सालाना रिटर्न दाखिल करने की नियत तारीख से 5 वर्षों के लिए खाते और रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए: वित्तीय वर्ष ’17 -’18 से संबंधित खातों और रिकॉर्ड के लिए, वार्षिक रिटर्न 31 दिसंबर ’18 तक दर्ज किया जाना चाहिए | ये खाते और अभिलेख 31 दिसंबर ’23 तक बनाए रखे जाने चाहिए |

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