हमने आपके व्यवसाय को स्वचालित करने का सही समय तय करने के दौरान, आपको ध्यान में रखने के लिए लगभग 5 चीजों पर चर्चा की थी। यदि आपने अपने व्यवसाय को स्वचालित करने का निर्णय लिया है और अधिक कुशल बन गए है तो आप स्पष्ट रूप से समझने के लिए उत्सुक होंगे कि इसमें आगे कैसे बढ़ना है। लेकिन इससे पहले कि आप अपने व्यवसाय को स्वचालित करने में सक्षम हों, हम आपसे अनुरोध करेंगे कि आप एक कदम वापस लें, और इसके बारे में सोचें – क्या स्वचालित करना है, दुसरे शब्दों में कोन सी व्यावसायिक प्रक्रियाओ को स्वचालित करना है।

व्यापक रूप से, किसी भी व्यवसाय, खंड या आकार के बावजूद, मुख्य रूप से 6 व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं:

  • खरीद चक्र & बिक्री चक्र
  • संचालन व्यय प्रबंधन
  • प्राप्य और भुगतान योग्य प्रबंधन
  • कैश फ्लो और फंड फ्लो
  • सूची प्रबंधन
  • आवधिक वैधानिक अनुपालन

हमारे अगले कुछ ब्लॉगों में, हम यह समझने की कोशिश करेंगे कि इन प्रक्रियाओं में से प्रत्येक में कुशल कैसे बनें, और उन्हें स्वचालित करने में आपकी सहायता कैसे हो सकती है। लेकिन इससे पहले कि हम इन 6 व्यावसायिक प्रक्रियाओं में से प्रत्येक को जल्दी से समझें, उससे पहले यह समजे कि उनमें से प्रत्येक आपके व्यवसाय के विकास से कैसे जुड़ा हुआ है।

स्वचालित करने के लिए चीजें – ध्यान केंद्रित करने के लिए 6 व्यावसायिक प्रक्रिया

भारतीय अर्थव्यवस्था एक बढ़ती अर्थव्यवस्था है, जिसने पिछले साल कुछ क्रांतिकारी कर सुधारों को गले लगा लिया है। एसे माहोल में, यह देखा गया है कि, SME में बड़े खिलाड़ियों कि तुलना में अधिक तेजी से आगे बढ़ने कि और क्षमता को बढ़ाने कि भूख ज्यादा है। विकास को अनलॉक करने का एक तरीका है, निम्नलिखित क्षेत्रों में अक्षमता को दूर करना:

खरीद चक्र & बिक्री चक्र

खरीद चक्र यह है कि आप अपने व्यवसाय के लिए सामान और सेवाओं को कैसे प्राप्त करते हैं और प्रबंधित करते हैं। यदि आप निर्माता हैं, तो यह उत्पाद के निर्माण के लिए आवश्यक कच्चे माल की खरीद के बारे में होगा; यदि आप एक व्यापारी हैं, तो यह व्यापार के लिए सामान प्राप्त करने के बारे में होगा; यदि आप एक सेवा प्रदाता हैं, तो यह सेवा प्रदान करने के लिए आवश्यक सामग्री प्राप्त करने के बारे में होगा। ऑर्डर पूरा होने के बाद, यह आपके सप्लायर के साथ एक खरीद आदेश रखने से शुरू होता है और इसके लिए भुगतान करने के साथ समाप्त होता है।

दूसरी ओर, बिक्री चक्र आपके संगठन के लिए वित्तीय जीवन रक्त है। यह मूल रूप से निर्धारित करता है कि किसी ग्राहक से चालान या ऑर्डर कितनी जल्दी आपके बैंक में नकद में अनुवादित किया जाता है। इसके अतिरिक्त, यह आपके ग्राहक को आपके द्वारा पेश किए जाने वाले सामान या सेवा का अनुभव, धारणा और मूल्य जोड़ भी निर्धारित करता है।

परिचालन खर्च

आपके व्यवसाय की दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों को पूरा करते समय, कई खर्च होते हैं, जिसका आपको प्रबंधन करना होगा। ये सभी गतिविधियां सीधे आपकी कोर बिजनेस गतिविधि जैसे कि – विनिर्माण, व्यापार या सेवाएं से संबंधित नहीं हैं, – लेकिन आपके व्यवसाय को चलाने के लिए महत्वपूर्ण हैं, और इस प्रकार परिचालन खर्च के रूप में वर्गीकृत हैं। परिचालन खर्चों के लोकप्रिय उदाहरणों में पेरोल, बिक्री कमीशन, कर्मचारी लाभ, वाहन, परिशोधन, मूल्यह्रास, किराया, मरम्मत इत्यादि शामिल हैं।

प्राप्य और भुगतान योग्य प्रबंधन

अपने व्यापार के दृष्टिकोण का ट्रैक रखना बेहद महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आपके नकदी प्रवाह को प्रभावित करता है। एक तरफ आपके प्राप्य हैं – जिसमें आपको अच्छे व्यापार संबंध बनाए रखने के लिए अपने ग्राहकों को क्रेडिट बढ़ाने की उम्मीद है; दूसरी तरफ, आपके भुगतान योग्यताएं हैं – जिसमें आपको क्रेडिट योग्यता बनाए रखने के लिए समय पर भुगतान करने की उम्मीद है। प्राप्तियां और देय दोनों को बुद्धिमानी से प्रबंधित करने की आवश्यकता है ताकि आप किसी भी प्रकार की नकद संकट में कभी न आए।

कैश & फंड फ्लो मैनेजमेंट

आपके व्यापार प्रदर्शन के दो त्वरित उपाय हैं – नकदी प्रवाह और फंड प्रवाह। अवधि कि शरुआत में उपलब्ध नकदी राशि (मूल रूप से, आपकी शुरुआती शेष राशि) और अवधि के अंत में नकदी की राशि (आपकी समाप्ति शेष राशि) में अंतर है। यदि आपकी समाप्ति शेष आपकी शुरुआती शेष राशि से अधिक है, तो आपको सकारात्मक नकद प्रवाह कहा जाता है, और यदि यह विपरीत है, तो आपको नकारात्मक नकद प्रवाह कहा जाता है।

दूसरी ओर फंड फ़्लो आपके व्यवसाय का एक व्यापक दृष्टिकोण है, क्योंकि यह आपकी वित्तीय स्थिति में बदलाव के कारणों का विश्लेषण करना चाहता है। यह आपकी वर्तमान संपत्तियों या वर्तमान देनदारियों में वृद्धि या कमी से संबंधित है। दूसरे शब्दों में, आपके फंड फ्लो स्टेटमेंट विभिन्न स्रोतों से उत्पन्न धन को विभिन्न उपयोगों के साथ बढ़ाता है – जो बदले में आपकी कार्यशील पूंजी को प्रभावित करता है।

सूची प्रबंधन

यदि आपका व्यवसाय इन्वेंट्री से संबंधित है, तो आप निश्चित रूप से समय के सभी बिंदुओं पर स्टॉक की इष्टतम मात्रा बनाए रखने के बारे में चिंतित होंगे – और यही वह जगह है जहां सूची प्रबंधन में कदम उठाए जाते हैं। सूची प्रबंधन का उद्देश्य न्यूनतम लागत पर निर्बाध उत्पादन, बिक्री, और / या ग्राहक सेवा स्तर प्रदान करना है। यह कुछ ऐसा है, जिसे बारीकी से ट्रैक करने की आवश्यकता है, क्योंकि सूची की कमी आपके लिए खोई गई बिक्री का कारण बन सकती है, जबकि सूची में अधिक और आपकी लागत को अनावश्यक रूप से बढ़ाया जा सकता है।

आवधिक वैधानिक अनुपालन

आखिर में, GST और अन्य सांविधिक मानदंडों का पालन करना भारत के व्यवसायों के लिए अनिवार्य है। जैसे कि आप निश्चित रूप से देढ वर्ष से GST से अच्छी तरह से परिचित है, जिसके अनुपालनमें रहने के लिए, मूल्यवान कार्य समय, संसाधन और जुर्माना से बचने के लिए निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है।

अब जब हमने आपके व्यवसाय की 6 मुख्य प्रक्रियाओं पर कुछ समय बिताया है, तो आप यह देखने में सक्षम होने चाहिए कि उनमें से प्रत्येक आपके व्यवसाय विकास से कितना जटिल है। वास्तव में, इन सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में से प्रत्येक में कुशल बनने का अवसर है – और हमारे अगले कुछ ब्लॉगों पर, हम आपको कुछ तरीकों का सुझाव देने का प्रयास करेंगे जिसमें आप अपने व्यवसाय के लिए और विकास को अनलॉक करने के लिए तकनीक की मदद ले सकते हैं ।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.