यह लेख, जहां हमारे मुख्य प्रौद्योगिकी अधिकारी श्री विकाश के अग्रवाल ने स्वचालन पर अपने विचारों के बारे में बात की है, मूल रूप से 28 मार्च, 2019 को द इकोनॉमिक टाइम्स में प्रकाशित हुआ था।.

लेखक – विकाश के अग्रवाल और प्रमित प्रतिम घोष

नई सहस्राब्दी के मोड़ के बाद से, भारत में व्यापार परिदृश्य में एक बड़ा बदलाव आया है, और उस परिवर्तन के प्रमुख ड्राइवरों में से एक डिजिटलीकरण है। हर गुजरते दिन के साथ, हम, एक राष्ट्र के रूप में कम-पेपर, कम-नकद समाज बनने की दिशा में महत्वपूर्ण कदम उठाते हैं -डिजिटल इंडिया पहल, UPI, आधार जैसे चमकदार उदाहरण मिले है, इतना ही नहि, अधिक डिजिटलीकरण के साथ, ग्राहक अधिक सशक्त हो गए हैं, और परिणामस्वरूप, अधिक मांग हो रही है। यदि यह पर्याप्त नहीं था, तो 2016 के अंत में विमुद्रीकरण और उसके बाद 2017 में जीएसटी ने भी इस परिवर्तन में एक बड़ा योगदान दिया है, जिसने अब एक बात स्पष्ट कर दी है – यह तकनीक अब व्यवसायों के लिए एक विकल्प नहीं है, बल्कि एक आवश्यकता है।

ऐसा नहि है कि प्रौद्योगिकी केवल समय के साथ बढ़ रही है किन्तु बल्कि अधिक कुशल भी हो रही है। आज के दिन और उम्र में, एक विशिष्ट छोटा व्यवसाय कई हितधारकों – विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, बैंकों, कर रिटर्न तैयार करने वालों, सरकारी निकायों, बड़े उद्यमों, वितरण चैनलों – के साथ सहभागिता करता है। यदि कोई व्यवसाय मैन्युअल प्रक्रियाओं से चिपक जाता है तो इन सभी रिश्तों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करते हुए, उच्च स्तर की दक्षता बनाए रखना लगभग असंभव है । इस तरह का परिदृश्य अनिवार्य रूप से आपको एक ही समय में व्यापक रूप से फुर्तीला होने की मांग करता है, और खेल को बदलने का एकमात्र तरीका यह है कि आप अपने व्यवसाय के लिए स्वचालन को अपनाएं।

और वास्तव में, स्वचालन आपके व्यापार प्रथाओं को कई मोर्चों को बदल सकता है। पैसे, सामग्री और किसी भी व्यवसाय के मूलभूत संसाधन – मानव, बड़े या छोटे, सही प्रबंधन को अपनाने के लिए प्रबंधन करना बहुत आसान हो सकता है। सटीकता जीवन का एक तरीका बन जाती है, क्योंकि मानव त्रुटि का जोखिम काफी कम हो जाता है, जो अन्यथा व्यवसाय के लिए अप्रिय या अवांछित परिस्थितियों का कारण बन सकता है। सही तकनीक अपनाने से यह सुनिश्चित होता है कि आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाएं साइलो में नहीं चल रही हैं, लेकिन सभी एक बिंदु पर एकीकृत हैं – ताकि आपकी बिक्री, खरीद, भुगतान, बैंक लेनदेन, बकाया, करों – एक दूसरे से जुड़ें रहते है और सही समय पर आपको आपके व्यापार के बारे मे सही दृष्टिकोण देते है। निर्णय लेना, जो सही समय पर आपके लिए उपलब्ध सही जानकारी पर काफी हद तक निर्भर है, एक सहज गतिविधि बन जाती है, क्योंकि तकनीक आपको इस कदम पर अपने डेटा तक पहुंचने की अनुमति देती है। डिजीटल रूप में आपके डेटा में प्राकृतिक आपदाओं के साथ-साथ विभिन्न प्रकार के हमलों या खराबी के मामले में सुरक्षित होने की स्थिति में सुरक्षित होने की अधिक संभावना है।

सबसे महत्वपूर्ण बात, स्वचालन आपको विकसित होने की अनुमति देता है। आपके व्यवसाय के बारे में सारी जानकारी अपने दिमाग में जमा करना आपके विकास के लिए अच्छा हो सकता है, लेकिन यह आपको एक निश्चित स्तर तक ही मदद कर सकता है। यदि आपके व्यवसाय को ओर भि आगे बढ़ना है तो उपलब्ध समय के साथ-साथ माइंड स्पेस को खाली करना महत्वपूर्ण है, ताकि कोई व्यक्ति व्यवसाय के डेटा बिंदुओं को प्रबंधित करने और उन्हें ट्रैक करने के लिए तकनीक को काम में ले सके।

तो, फिर स्वाभाविक प्रश्न यह है कि विशिष्ट भारतीय SME के लिए सही तकनीक क्या हो सकती है? इसका सरल उत्तर होगा – वह तकनीक, जो समझती है कि एक सामान्य SME कैसे व्यवहार करता है।

उदाहरण के लिए, एक SME को सब कुछ स्वचालित करने की आवश्यकता नहीं है, व्यवसाय के विकास के साथ और बढ़ने के साथ दिन 1 पर स्वचालित करना जरूरी है। इस प्रकार, हमें आदर्श रूप से एक ऐसी तकनीक के लिए जाना चाहिए जो अपनी विकास यात्रा में SME के साथ-साथ चलने में सक्षम हो। एक छोटा व्यवसाय नकदी या क्रेडिट के खिलाफ वस्तुओं या सेवाओं के त्वरित आदान-प्रदान पर पनपता है, और आम तौर पर, यह लेन-देन पूरा होने के लिए लेनदेन के रिकॉर्ड होने का इंतजार नहीं करता है। यह एक ऐसी तकनीक के लिए कहता है, जो काम करने में बड़ी तेज है। एक प्रणाली के टूटने के मामले में, छोटे उद्यम आमतौर पर सही जगह से सही समाधान प्राप्त करने के लिए संघर्ष करते हैं। इसलिए, एक ऐसी तकनीक की आवश्यकता है जिसे बहाल करने के लिए न्यूनतम समर्थन, समय और निवेश की आवश्यकता होती है, ताकि व्यवसाय जल्दी से अपने पैरों पर वापस खड़ा हो सके। अंत:मे जो तकनीक समजती है कि SME’s अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों में बहुत से व्यावसायिक अपवादों का सामना करती है और वह यह समस्याओ का सामना करने मे सक्षम है और व्यवसाय को जारी रखने की अनुमति देती है वही तकनीक सफल होगी।

कहने की जरूरत नहीं है, स्वचालन समय की आवश्यकता है, और कुछ ऐसा है जो भारत के विशाल SME क्षेत्र को अक्षमताओं से बचने और उनकी उत्पादकता में सुधार करने के लिए अपनाने की आवश्यकता है। व्यापार मालिकों को अब एक वरदान के रूप में प्रौद्योगिकी को देखना शुरू करना होगा, जो प्रक्रियाओं का ध्यान रख सकता है, और उन्हें अपने ग्राहकों पर, अपने राजस्व पर और अपने व्यवसाय के विकास पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति दे सकता है। और ऐसा करने के लिए, आपको उन प्रणालियों की आवश्यकता है जो तेज़ हैं, सिस्टम जो सरल हैं, सिस्टम जो आपको एक व्यवसाय के रूप में समझते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात, आपको ऐसे समाधानों की तलाश करनी चाहिए, जो न केवल अच्छी तरह से स्थापित हैं, बल्कि जो लम्बे समय से कई कई व्यवसायों द्वारा भरोसेमंद रही है। जब आप जानते है कि आप एक प्रौद्योगिकी पर भरोसा कर सकते हैं, तब आप निश्चिंत हो सकते हैं, और यह आपके लिए खेल को बदल देगा।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.