हमारे कल के ब्लॉग में, हमने आपको स्वचालन के कई लाभों से अवगत कराया था, और बताया था कि मैन्युअल व्यवसायिक प्रक्रियाओं से स्वतंत्रता प्राप्त करने का यह सही समय क्यों है। यह जान कर अच्छा लगता है कि देश भर में कई छोटे व्यवसाय कम्प्यूटरीकृत व्यवसायिक प्रणालियों के लाभों से अवगत हो रहे हैं। बिना किसी संदेह के, स्वचालन की दो सबसे लोकप्रिय विधियां हैं – स्प्रेडशीट्स और सॉफ्टवेयर। दरअसल, स्प्रैडशीट्स सबसे छोटे व्यवसायों के लिए कम्प्यूटरीकृत व्यावसायिक रिकॉर्ड बनाए रखने का एक लोकप्रिय तरीका है, लेकिन, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है और इसके संचालन का दायरा बढ़ता है, विभिन्न स्प्रेडशीट्स की अव्यवस्था के साथ काम करना जारी रखना कठिन हो जाता है।

इस ब्लॉग में, हम चर्चा करने का प्रयास करेंगे कि आपको स्प्रैडशीट्स की अव्यवस्था से स्वतंत्रता की आवश्यकता क्यों है, और अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बनाए रखने के लिए सॉफ़्टवेयर जैसे अधिक कुशल विकल्प देखेंगे:

व्यवसाय के लिए सॉफ़्टवेयर स्प्रेडशीट्स से बेहतर डिज़ाइन किया गया है

अधिकांश लेखा सॉफ्टवेयर उन लोगों द्वारा विकसित किए गए हैं, जो व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं – लेखा, इनवेन्ट्री और अनुपालन को समझते हैं, और इस प्रकार उपयोग करने के लिए तैयार उत्पाद हैं। उदाहरण के लिए एक लेखा सॉफ्टवेयर को वास्तव में किसी भी लेखा ज्ञान और किसी अतिरिक्त सूत्र या प्रोग्रामिंग की समझ की आवश्यकता नही होती है; एक इनवेन्ट्री सॉफ्टवेयर में स्टॉक वर्गीकरण सुविधा का निर्माण किया गया है। हालांकि, स्प्रेडशीट्स के साथ, आपको अपनी प्रक्रिया को डिज़ाइन करना होगा, जो इष्टतम हो सकती है या नहीं भी। जबकि स्प्रेडशीट का मूल उपयोग प्रचलित है, उन्नत सुविधाओं को सीखने और अनुभव के लिए उचित समय की आवश्यकता होती है। कष्टप्रद मैन्युअल प्रविष्टि, कई वर्कशीट प्रबंधित करना और जटिल सूत्रों को भरने की परेशानी को भी नहीं भूलना चाहिए।

सॉफ्टवेयर स्प्रैडशीट्स की तुलना में स्वचालित रिपोर्ट तेजी से प्रदान करता है

बिजनेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर तेजी से उपयोगी, उच्च स्तरीय वित्तीय रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं, कारण – वित्तीय लेनदेन को एक केंद्रीय स्थान से समेकित और प्रबंधित किया जाता है, जिससे विभिन्न स्थानों में डेटा रखने की आवश्यकता को समाप्त हो जाती है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वित्तीय लेखा सॉफ्टवेयर वास्तविक समय में डेटा तक पहुंच प्रदान करता है, जो आपको अपने व्यवसाय के वित्तीय स्थिति के बारे में अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। स्प्रैडशीट्स के साथ, ऐसी वित्तीय रिपोर्टों को संकलित करना एक चुनौती है, क्योंकि लेनदेन के संबंध में डेटा अलग-अलग वर्कशीट में फैला हुआ है। इस प्रकार, आपको जो वित्तीय रिपोर्ट चाहिए वह केवल सावधानीपूर्वक मैन्युअल गणना के माध्यम से संकलित की जा सकती है, जो एक समय लेने वाली प्रक्रिया है।

सॉफ़्टवेयर डेटा को स्प्रैडशीट्स से अधिक सटीक रूप से प्रबंधित करते है

छोटे व्यवसाय के लिए लेखा सॉफ़्टवेयर के सबसे बड़े फायदों में से एक यह है कि गणितीय कार्य पूरी तरह से प्रबंधित होता है – जिसमें खातों और जर्नल में स्वचालित पोस्टिंग शामिल है – जो सटीक व्यावसायिक डेटा की अनुमति देता है। तिथि प्रविष्टि को व्यवस्थित करने और संभावित त्रुटियों को कम करने के लिए प्रणाली में जाँच और मूल्यांकन का निर्माण किया जा सकता है। जब आप स्प्रैडशीट्स का उपयोग करते हैं, तो हमेशा डेटा दर्ज करने में त्रुटियों, या उपयोग किए जाने वाले सूत्र या दुर्घटनावश परिवर्तन या हटाये जाने के कारण त्रुटियां होने की संभावना होती है।

सॉफ्टवेयर व्यापार संचालन का समन्वय स्प्रैडशीट्स से बेहतर करता है

अधिकतर, आप इन्वेंट्री हैंडलिंग क्षमताओं के साथ छोटे व्यवसायिक लेखा सॉफ्टवेयर को देखेंगे। उदाहरण के लिए, एक सामान्य ट्रेडिंग फर्म का लेखा पैकेज, एक इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ-साथ एक इन्वेंट्री कंट्रोल सॉफ्टवेयर और एक इन्वेंट्री ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर के रूप में दोगुना हो जाता है। इस प्रकार, जब आप एक लेखा लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं, तो आप आसानी से ग्राहकों को इलेक्ट्रॉनिक चालान भेज सकते हैं, भुगतान ट्रैक कर सकते हैं, बजट प्रबंधित कर सकते हैं, बैंकिंग रिकॉर्ड्स का मेल करा सकते हैं आदि। हालांकि यदि आप स्प्रैडशीट्स का उपयोग करते हैं, तो अलग-अलग शीट्स या प्रणाली को अलग-अलग व्यावसायिक संचालनों के लिए बनाए रखने की आवश्यकता होगी जैसे भुगतान भेजने, प्राप्त करने और भुगतान सम्बन्धी समस्या को हल करने के लिए।

सॉफ्टवेयर स्प्रैडशीट्स से बेहतर अनुपालन का प्रबंधन करता है

जबकि भारत के कुछ छोटे व्यवसायों में आंतरिक लेखाकार होते हैं, कुछ लोग लेखांकन के लिए आउटसोर्स करते हैं। इसके अतिरिक्त, जब अनुपालन की बात आती है, तो अधिकांश व्यवसाय लेखा परीक्षकों की सेवाएं लेते हैं जिनके साथ जीएसटी रिटर्न भरने के लिए व्यवसाय डेटा साझा किया जाता है। ऐसे परिदृश्यों में, बाहरी एकाउंटेंट या ऑडिटर अधिक कुशलता से काम कर सकता है, यदि डेटा को स्प्रैडशीट्स के बदले पारंपरिक व्यावसायिक सॉफ्टवेयर में रखा जाता है, जो व्यवसाय के लिए जीवन को आसान बनाता है।

जबकि स्प्रेडशीट्स बनाम सॉफ़्टवेयर की बहस और बढ़ सकती है और इसके प्राकृतिक निष्कर्ष पर आ सकती है, व्यवसायों के लिए “कम्प्यूटरीकृत व्यवसाय” और “कंप्यूटर पर व्यवसाय” के बीच अंतर को समझना महत्वपूर्ण है। समय की आवश्यकता केवल मैन्युअल प्रणाली पर कंप्यूटरीकृत प्रणाली के फायदों को समझना और कंप्यूटर पर व्यवसाय के प्रबंधन की गतिविधि करना ही नहीं है, बल्कि एक ऐसी प्रणाली का उपयोग करना है जो व्यवसाय के मालिक की विचारधारा की दिशा का पालन करे।जीएसटी शासन , में कड़े अनुपालन मानदंडों की मांग को देखते हुए, देश भर में अधिक का अधिक व्यवसायों को स्प्रेडशीट्स के उपयोग को बंद करके, सॉफ्टवेयर के लाभों की सराहना करते और उनके व्यवसाय के लिए सही तकनीक को अपनाते देखा जाएगा।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.