अधिकांशतः, व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन को समय लेने वाली या महंगी गतिविधि के रूप में देखा जाता है, जो कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में जाने के फायदे को कम करता है। इस प्रकार, सभी व्यावसाय मालिकों के लिए डिजिटलीकरण पर एक जानकार दृष्टिकोण विकसित करना महत्वपूर्ण हो जाता है, ताकि वे सही निर्णय ले सकें और मैन्युअल विधियों से आवश्यक स्वतंत्रता प्राप्त कर सकें, जिससे उन्हें अपनी व्यावसायिक संभावनाओं का विस्तार करने में सहायता मिलेगी।

भारतीय स्वतंत्रता के 71 वें वर्ष में, हमारे इस ब्लॉग में, हमने स्वचालन के कई लाभों को सूचीबद्ध करने का प्रयास किया है:

तेजी और सटीकता – मैन्युअल व्यावसायिक प्रक्रियाओं में समय की बर्बादी से स्वतंत्रता

मैन्युअल व्यावसायिक प्रक्रियाओं और स्वचालित प्रणालियों के बीच महत्वपूर्ण अंतरों में से एक तेजी है। व्यावसायिक प्रक्रिया स्वचालन न केवल व्यावसायिक डेटा को तेजी से संसाधित करने में मदद करता है, बल्कि तेजी से डेटा प्रविष्टि और रिपोर्टिंग की अनुमति देता है। उसमें सटीकता का वरदान जोड़ें तो आपके पास व्यवसाय के डिजिटलीकरण के लिए एक ठोस कारण हो जाता है। पारंपरिक मैन्युअल लेखा एक कठिन प्रक्रिया है जिसमें लेखाकार को कंपनी की लेखा जानकारी को गणितीय रूप में संख्याओं की जांच करने के लिए पर्याप्त मात्रा में समय की आवश्यकता होती है। संख्याओं की अदला-बदली या गलत कॉलम में जानकारी भरने जैसी सरल गलतियों से बड़ी त्रुटियाँ पैदा हो सकती हैं – जिन्हें स्वचालन के माध्यम से हटाया जा सकता है।

इसकी दक्षता और उपयोग की आसानी के कारण, कम्प्यूटरीकृत प्रणाली आपको इन्वेन्ट्री नियंत्रण और भुगतान प्राप्ति को बेहतर करने, समय बचाने और नकद प्रवाह में सुधार करने की अनुमति देता है। व्यवसाय के मालिक के रूप में, कोई भी संभावित त्रुटि की तलाश में कम समय व्यतीत करते है और निर्णय लेने के उद्देश्य से जानकारी का विश्लेषण करने में अधिक समय लगा सकते है। स्वचालित प्रणाली का उपयोग करने से एक व्यापार मालिक को बड़ी मात्रा में उपलब्ध रिपोर्ट – स्टॉक मूल्यांकन, लाभ और हानि, प्राप्तियां और दायित्व, निवेश पर वापसी – किसी भी व्यवसाय के लिए निश्चित रूप से दिशा परिवर्तक है।

समन्वय – मैन्युअल व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन की अनिश्चितता से स्वतंत्रता

एक और महत्वपूर्ण पहलू, जिसकी अधिकांश व्यवसाय मालिक द्वारा सराहना की जाएगी, समन्वय का महत्व है। लेखा, इन्वेन्टरी, अनुपालन अलग-अलग गतिविधियां नहीं हैं, लेकिन एक दूसरे के साथ जुड़े हुए हैं, जिसका पूरे व्यवसाय पर प्रभाव पड़ता है। उदाहरण के लिए, लेखांकन के दौरान, एक ही लेनदेन आपके वित्तीय रिकॉर्ड, आपके स्टॉक, साथ ही साथ आपके करों को प्रभावित कर सकता है। यह वास्तव में मैन्युअल व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एक चुनौती बन जाता है जहाँ, एक ही लेन-देन को कई स्थानों पर रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी प्रासंगिक खाते प्रभावित हों, जबकि कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में, बटन के क्लिक से इसे हासिल किया जा सकता है।

अनुपालन और सुरक्षा – मैन्युअल प्रक्रियाओं की समस्याओं से स्वतंत्रता

अन्तिम लेकिन कम महत्वपूर्ण नहीं, जीएसटीके अन्तर्गत अनुपालन वह कार्य है, जिसे आपकी प्रणाली को स्वचालित करके सबसे अच्छी तरह संभाला जा सकता है। आरम्भिक रोकथाम, त्वरित पहचान और त्रुटियों में बिना परेशानी सुधार, वे कारण है कि किसी भी दिन डिजिटाइज व्यवसाय निश्चित रूप से मैन्युअल व्यापार प्रक्रियाओं अधिक अंक प्राप्त करेगा, खासकर जीएसटी के युग में, जो सही तकनीक द्वारा समर्थित अनुपालन के उचित स्तर की मांग करता है। डेटा सुरक्षा और डेटा भंडारण के बारे में बढ़ती चिंताएँ इसके समान ही महत्वपूर्ण हैं – और यह कहने की बात नहीं है कि मैन्युअल प्रणाली का उपयोग करने वाले व्यवसाय को वास्तव में भारी खातों में ऐतिहासिक व्यावसायिक डेटा रखना बहुत कठिन होता है, और किसी भी दुर्घटना या संगठन के भीतर विश्वास के उल्लंघन की स्थिति में डेटा को फिर निकालना भी।

इस प्रकार, यह निष्कर्ष निकालना सुरक्षित होगा कि इस समय व्यवसायों के लिए पसंदीदा कदम – मैन्युअल खातों को रखने की पुरानी प्रणाली से आगे बढ़ना और व्यवसाय के सभी पहलुओं – लेखा, इन्वेन्टरी, अनुपालन, बैंकिंग और बहुत कुछ- में स्वचालन को अपनाना है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि मैनुअल प्रणाली से आगे बढ़ने से गतिरोध से आजादी की गारंटी मिल जाएगी, जिससे व्यवसाय के विकास, कार्यक्षमता और गतिशीलता पर ध्यान केंद्रित करने के लिए व्यवसाय को बहुत समय मिल जाएगा।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.