जैसा कि हमारे पिछले ब्लॉग में वादा किया गया था, जहां हमने 6 व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में बात की थी जिसे आप स्वचालित कर सकते हैं, हमारे “बीइंग कुशल” ब्लॉग श्रृंखला के पहले एपिसोड पेश करते हुए, आज का विषय – आपकी खरीद प्रक्रिया या खरीद चक्र।

माल और / या सेवाओं के विनिर्माण या व्यापार से जुड़े हुए किसी भी व्यापार के लिए, उसके आपूर्तिकर्ताओं और इसके ग्राहकों के साथ लगातार बातचीत होती है। हमें यकीन है कि, सभी सफल व्यवसायों की तरह, आप भी अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ खरीद आदेशों का एक प्रभावी ट्रैक रखते हैं, साथ ही बिक्री के आदेश जो आप अपने ग्राहकों से प्राप्त करते हैं। इस ब्लॉग में, हम उस प्रक्रिया पर ध्यान केंद्रित करेंगे जहां से यह सब शुरू होता है – आपकी खरीद प्रक्रिया – और आप इसमें और अधिक कुशल कैसे हो सकते हैं।

हमेशा की तरह, शुरू करने का तार्किक तरीका आपकी वर्तमान खरीद प्रक्रिया की जांच करके और समजने का है कि क्या कोई समस्या है जिसे आप हल करना चाहते हैं।

आपकी खरीद प्रक्रिया कैसे कार्यान्वित है?

आरंभ करने के लिए, निम्नलिखित कारकों को मापने से, आपको एक अच्छा विचार मिल सकता है कि आपका खरीद चक्र कैसा प्रदर्शन कर रहा है –

  • खरीद लागत – एक व्यवसाय के रूप में, आपका निरंतर प्रयास आपकी खरीद लागत को कम करना है। संख्याबंध कारणों के लिए आपकी आपकी खरीद लागत कम हो सकती है – आपकी कच्ची सामग्री की लागत कम हो जाती है, बेहतर दरो के साथ नया सप्लायर ढूंढा जाता है, कम महेंगी वैकल्पिक वस्तुओ का उपयोग किया जाता है, परिवहन का सस्ता विकल्प मिलता है या बहेतर समजौता होता है। कम लागत का मतलब यह होगा कि आप अपने नकदी को मुक्त करने, बाजार में अधिक प्रतिस्पर्धी होने और अपने प्रतिद्वंद्वी व्यवसायों की तुलना में बेहतर व्यापार करने में सक्षम होंगे।
  • प्रशासनिक लागत – ये लागत खरीदी जा रही वस्तुओं से संबंधित नहीं हैं, बल्कि उन वस्तुओं की खरीद या खरीद से संबंधित गतिविधियों से संबंधित हैं। एक तरह से, यह दक्षता का एक अच्छा उपाय है – यदि आपकी खरीद लागत बजट के भीतर है, तो आप एक उच्च आवृत्ति पर परिचालन कर रहे हैं; यदि आपकी खरीद लागत बजट से अधिक है, तो आपको एक समस्या है।
  • सूची टर्नओवर अनुपात – कभी-कभी, हम सोचते हैं कि जिस कीमत पर कोई आइटम खरीदा जाता है वह खरीद प्रदर्शन का एक अच्छा माप है। हालांकि, कई कारकों की वजह से कीमत में उतार-चढ़ाव हो सकता है – बाजार की स्थिति, आइटम की उपलब्धता, आइटम की मांग इत्यादि। इस प्रकार, खरीद दक्षता को देखने के लिए एक और तार्किक तरीका यह है कि आप अपने इन्वेंट्री टर्नओवर अनुपात को देखें – जो मूल रूप से आपकी कंपनी द्वारा दी गई अवधि में आपकी पूरी सूची को समाप्त करने में कामयाब होने की संख्या को मापता है।
  • प्रदायक स्थिरता – आपके आपूर्तिकर्ताओं कितने स्थिर हैं? क्या वे लगातार अपेक्षित गुणवत्ता की सामग्री और अपेक्षित समय सीमा के भीतर आपूर्ति कर रहे हैं? क्या वे उचित क्रेडिट अवधि बढ़ा रहे हैं? क्या वे आपको अपने सद्भावना और व्यापार संबंधों के आधार पर छूट प्रदान कर रहे हैं? संक्षेप में, क्या वे सिर्फ कुछ अल्पकालिक लाभ देख रहे हैं, या क्या वे वास्तव में आपके साथ दीर्घकालिक सहयोग में निवेश कर रहे हैं?
  • सामग्री गुणवत्ता – आपके द्वारा संबंधित सेगमेंट के आधार पर गुणवत्ता में आपके द्वारा कई चीजे समविष्ट हो सकती है । लेकिन कुल मिलाकर, आप स्थायित्व, वितरण की निरंतर समयरेखा और बर्बाद संसाधनों में कमी को देख सकते हैं, इस बारे में एक वास्तविक उपाय के रूप में कि आपकी इनपुट सामग्री या कच्चे माल की गुणवत्ता आपके खरीद प्रदर्शन की दिशा में कैसे योगदान दे रही है।

अब, आपको यह पता चल सकता है कि आपकी वर्तमान खरीद प्रक्रिया कितनी कुशल है, आइए उन 5 तरीकों को देखें जिन पर आप अधिक कुशल बन सकते हैं।

अपनी खरीद प्रक्रिया को और अधिक कुशल बनाने के 5 तरीके

प्रत्येक खरीद का मूल्यांकन करें

किसी भी खरीद चक्र की मुख्य भूमिका आपको आवश्यक सामग्रियों की लागत को कम करना है। आवश्यकता होने पर केवल खरीद आदेशों को संसाधित करना ही पर्याप्त नहीं है, लेकिन आपको अपने विनिर्माण और व्यापार प्रक्रियाओं में क्या उपयोग किया जा रहा है, इसकी निगरानी करने की भी आवश्यकता है। यह देखते हुए कि आपके पास अपने अधिकांश प्रमुख आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध है, यह महत्वपूर्ण है कि आपके सभी खरीद आदेश आपकी तत्काल समीक्षा के लिए एक ही स्थान पर उपलब्ध हों।

आपूर्तिकर्ता के साथ मजबूत संबंध बनाएँ

एक कुशल खरीद चक्र के प्रमुख तत्वों में से एक तत्व भरोसेमंद आपूर्तिकर्ताओं का नेटवर्क बनाना भी है। यदि आपके अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ अच्छा कामकाजी संबंध है, तो आप वापस बैठकर आराम कर सकते हैं, यह जानकर कि आपको सही गुणवत्ता, उचित बातचीत और समय पर वितरण मिल जाएगा। एक अवधि में, यह निश्चित रूप से बाजार में बढ़ोतरी, बाजार की मांग के लिए बेहतर प्रतिक्रिया, ROI में वृद्धि और कम ऑर्डर पूर्णता लीड टाइम्स में परिवर्तित हो जाएगा।

एक अनुबंध प्रबंधन प्रणाली लागू करें

वार्तालाप आपके आपूर्तिकर्ता नेटवर्क के साथ अच्छे संबंधों का विकास करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, और इसमें एक रणनीति होना महत्वपूर्ण है, जो दोनों पक्षों के लिए फायदेमंद है। बातचीत में आम तौर पर एक अनुबंध शामिल होता है, और अक्सर इसका मतलब है कि एक समझौते तक पहुंचने के लिए दस्तावेज़ों को आगे और पीछे भेज दिया जाता है। समय के विभिन्न बिंदुओ पर अलग अलग लोग कई बातचीत में शामिल हो सकते है, जिसके कारण भ्रम पैदा हो सकता है। एक अनुबंध प्रबंधन मंच लागू करने से परियोजना नियोजन, विक्रेता प्रबंधन, बोली प्रबंधन और वार्तालाप बहुत आसान हो जाता है क्योंकि हर कोई अब एक ही स्थान पर ऑर्डर की समीक्षा करने में सक्षम है।

बुद्धिमान निर्णय लेने के लिए विश्लेषण का प्रयोग करें

आपकी खरीद प्रक्रिया के हर हिस्से पर एक 360 डिग्री से नजर रखने से आपको अपनी परियोजनाओ को ट्रेक करनेमें और अपने वित्त को जांचने में मदद मिलती है। हकीकत में, हालांकि, कोई भी व्यवसाय हर साल सैकड़ों विक्रेताओं के साथ काम करता है, और कई अनुबंधों का प्रबंधन में समय लगता है और बोझिल हो जाता है, जिससे विश्लेषण मुश्किल हो जाता है। प्रौद्योगिकी को धन्यवाद, व्यवसाय सिस्टम को कार्यान्वित कर सकते हैं, जो न केवल प्रबंधन अनुबंधों को आसान बनाता है, बल्कि आपको शक्तिशाली विश्लेषण और रिपोर्ट भी प्रदान करता है। दिन के अंत में, आप सही समय पर सही निर्णय लेने के लिए विश्लेषण और तकनीक का उपयोग कर सकते हैं।

अपनी बिक्री के रुझानों के साथ अपनी खरीद को एकीकृत करें

परिचालन रूप से, इस बात की एक सीमा है कि आप अपने खरीद चक्र में कितनी दक्षता ला सकते हैं। खरीद प्रक्रिया को वास्तव में चुस्त करने के लिए, आपको अपने बिक्री डेटा को एकीकृत करने की आवश्यकता है। आपका ग्राहक कौन है, वे क्या चाहते हैं, वे कितनी बार चाहते हैं, आपके लिए इस मुद्दे पर विचार करना महत्वपूर्ण है। इस दृष्टिकोण के साथ, आप अपनी खरीद प्रक्रिया को अपनी आंतरिक प्रक्रियाओं के अनुसार बेचने के बजाए अपने विक्रय चक्र की सेवा के लिए अनुकूलित कर सकते हैं, जो स्पष्ट रूप से काम नहीं करेगा।

यदि हम उपर्युक्त सूचीबद्ध सभी चरणों को त्वरित रूप से सारांशित करते हैं, जो आपकी खरीद प्रक्रिया को कुशल बना सकते हैं, तो उभरने वाला आम लिंक होगा-तकनिकी । दरअसल, अपने खरीद चक्र को स्वचालित करना दक्षता बढ़ाने और सफल होने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एक अनुकूलित खरीद प्रक्रिया सकारात्मक रूप से आपकी निचली लाइन को प्रभावित करेगी और आपकी दक्षता और लाभप्रदता को बढ़ाएगी।

हमारे अगले ब्लॉग में, हम इस बात पर ध्यान देंगे कि आप अपनी बिक्री प्रक्रिया में और अधिक कुशल कैसे हो सकते हैं।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.