आज व्यवसाय की दुनिया, कुछ बड़े नामों के साथ परिपूर्ण है – बिग डेटा, क्लाउड, एआई, आईओटी, ब्लॉक चेन, सोशल मीडिया, डिजिटल । चूंकि दुनिया धीरे-धीरे डिजिटलीकरण प्रक्रियाओं की तरफ मोड़ रही है, इसलिए महत्वपूर्ण चीजों में से एक ने बहुत ध्यान आकर्षित किया है, यह व्यवसाय स्वचालन है।

व्यवसाय स्वचालन क्या है?

सरल शब्दों में, व्यवसाय स्वचालन एक ऐसा तरीका है जिसमें संगठन दिन-प्रतिदिन की प्रक्रियाओं से सबसे जटिल और / या सबसे अनावश्यक कदम उठाते हैं और सादगी कि ओर ले जाते है। यह मूल रूप से आपके लिए एक व्यवसाय के रूप में नवाचार लागू करने और व्यवस्थित करने के लिए अपनी सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने का अवसर है, जैसे कि आपका व्यवसाय अधिक कुशल हो जाता है, और आपका जीवन आसान हो जाता है। यदि आप अभी तक एक सरल परिभाषा की तलाश में हैं, तो स्वचालन को उस जादुई चाल के रूप में देखा जा सकता है – जो लागत में कटौती करता है, आपका समय बचाता है, त्रुटियों को होने से रोकता है और आपके मानव कार्यबल को नियमित रूप से समय बिताने के बजाय अधिक बुद्धिमान समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है, कार्य को दोहराता है।

अब, हमने विभिन्न कोणों से स्वचालन को परिभाषित करने का प्रयास किया है, आइए कुछ बुनियादी प्रश्न पूछें:

  • क्या दुनिया में कोई ऐसा व्यवसाय है जो लागत में कटौती नहीं करना चाहेंगे?
  • क्या कोई ऐसा व्यवसाय है जो समय बचाने, या त्रुटियों से बचना नहीं चाहेगा?
  • क्या दुनिया में कोई ऐसा व्यवसाय है जो जटिल कार्य करने का एक आसान तरीका नहीं पाना चाहता?

बेशक, हर कोई एसा करना चाहेगा ।

लेकिन फिर, अगर ऐसा होता है, तो दुनिया के सभी व्यवसाय, बड़े या छोटे, शुरुआत के बाद से स्वचालित हो जाते। भारत के MSME उद्योग व्यवसाय का एक बड़ा हिस्सा अभी भी मैन्युअल रूप से संचालित होती हैं। यहां ध्यान देने योग्य एक महत्वपूर्ण बात यह है कि स्वचालन का मतलब कंप्यूटर का स्वामित्व नहीं है – कंप्यूटर होने वाले व्यवसायों के पर्याप्त उदाहरण हैं, लेकिन फिर भी अपने व्यापार संचालन के एक हिस्से को संभालने के लिए केवल कुछ बुनियादी कार्यक्षमताओं का उपयोग करते हैं – चाहे वह बिक्री हो, या खरीद, या प्राप्तियां और देय या सूची या बैंकिंग – लेकिन पूरे व्यवसाय को एक इकाई के रूप में एकीकृत करने के लिए इसका उपयोग नहीं कर रही है।

व्यवसायों को स्वचालन क्या रोकता है?

आज भारत में, अपने कारोबार को स्वचालित करने के लिए संभावित रूप से क्या रोक सकता है, जब स्पष्ट रूप से फायदे हैं?

व्यापक रूप से, कारण निम्न में से एक या दोनों हो सकते हैं:

  • आवश्यक स्वचालन के लिए बहुत अधिक समय की आवश्यकता होगी, और स्वचालन को लागू करने में बिताए गए समय, स्वचालन होने पर बचाए गए समय से कहीं अधिक है
  • आवश्यक स्वचालन के लिए बहुत अधिक लागत की आवश्यकता होगी, और स्वचालन को लागू करने पर खर्च की गई लागत, स्वचालन होने पर लागत कम होने से अधिक है या स्वचालन को लागू करने पर खर्च की गई लागत, लाभ के मुकाबले ज्यादा है

संक्षेप में, यदि आपने केवल समय और धन पर अपने निर्णय का आधार चुना है, तो आप तुरंत उत्तर पर पहुंच सकते हैं। यदि स्वचालन त्वरित और किफायती है, तो आप इसे अपने आकार के मुताबिक अनुरूप करेंगे। यदि स्वचालन ज्यादा समय लेता है और महँगा है तो आपको गणना करने कि आवश्यकता होगी। और इसी वजह से सभी व्यवसायों से पूछने के लिए एक वैध सवाल यह है कि – मेरे व्यवसाय को स्वचालित करने का सही समय कब है।

बिजनेस ऑटोमेशन के लिए विचार करने के लिए 5 चीजें

व्यापार स्वचालन के बारे में अधिक जानकारी लेने के लिए, हमने 5 कारकों को सूचीबद्ध किया ह।

चलो देखते हैं कि ये कारक क्या हैं:

  • उत्तरदायित्व – जब आप स्वचालित करते हैं, तो आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रत्येक चरण के लिए एक मालिक बनाते हैं। सभी कार्यों को तब एक या दूसरे व्यक्ति पर बाध्य किया जाता है जो अकेले उस कार्य के लिए ज़िम्मेदार है। उस स्तर की जानकारी पारदर्शिता को सक्षम करने से आप अपने व्यापार के सभी हितधारकों में जवाबदेही को चलाने में मदद कर सकते हैं। यह आपको कुछ प्रवृत्तियों की पहचान करने की अनुमति भी देता है – कौन से कार्य सबसे लंबे समय तक चल रहे हैं, कहा पर चीजें अक्सर फंस जाती हैं आदि।
  • समय का बेहतर उपयोग – अपने व्यवसाय को स्वचालित करने से आपको अनावश्यक कदमों और प्रक्रियाओं को पहचानने और उन्हें हटाने में मदद मिल सकती हैं। यह आपको उस बिंदु की पहेचान भी कराता है जहा, समय और संसाधन की बर्बादी होती है। इतना ही नहीं, सूचनाओं को संकलित और पुन: संकलित करने जैसे दोहराव वाले कार्यों, जिन्हें मानव कौशल या विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं होती है, उसको स्वचालित सिस्टम के साथ बाहर निकाला जा सकता है। जब आप अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करना शुरू करते हैं तो यह बहुत स्पष्ट हो जाता है कि आपके व्यवसाय में लोग कितने समय व्यतीत करते हैं, सर्किलों में घूमते हैं – सिर्फ इसलिए कि उनके पास इसकी आवश्यकता होने पर उन्हें आवश्यक जानकारी नहीं है। ऐसा करके, आप वास्तव में अपने और अपने संसाधनों के लिए समय बचा पाएंगे, ताकि वे सीधे आपकी कंपनी के मुख्य व्यवसाय से संबंधित सामरिक पहलुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकें। दूसरे शब्दों में, उन गतिविधियों की ओर अपने समय पर ध्यान केंद्रित करे , जहां तकनीक उन्हें प्रतिस्थापित नहीं कर सकती है।
  • संचार – एक स्वचालित दृष्टिकोण, आपके हितधारकों और कर्मचारियों के बीच संगठित संचार की अनुमति देता है। इसलिए, बिक्री करने वाले व्यक्ति को सूची में व्यक्ति के साथ समन्वयित किया जाएगा ताकि अपेक्षित स्टॉक मौजूद होने के बिना वचनबद्धता न हो; इन्वेंट्री के प्रभारी व्यक्ति खरीददारी वाले व्यक्ति के साथ समन्वयित होंगे, ताकि पर्याप्त सूची स्तर हर समय बनाए रखा जा सके, और इसी तरह आगे। यह आपको लंबे समय तक करने की एसा करने कि अनुमति देगा, यह आपके आस-पास तंत्र में एक बेहतर प्रतिक्रिया विकसित कर रहा है। आप अपने आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को तेज़ी से जवाब देने में सक्षम होंगे, इस प्रकार आपकी प्रतिस्पर्धात्मकता को बढ़ावा मिलेगा और आपके नकदी और धन प्रवाह के बेहतर प्रबंधन की ओर अग्रसर होंगे।
  • निर्णय लेना – सभी उपलब्ध जानकारी पर विचार किए बिना,किसी भी व्यावसायिक निर्णय लेना, विफलता कि ओर ले जाता है। अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से, आपको मूल्यवान जानकारी प्रदान की जाएगी, यदि आप सभी कार्यों को मैन्युअल रूप से या अलग सिस्टम पर निष्पादित करते हैं तो आप उसका निष्कर्ष निकालने में सक्षम नहीं होंगे। न केवल यह आपके लिए समय बचाता है, बल्कि आपको डेटा को त्वरित और बेहतर विश्लेषण करने की अनुमति देता है। उपलब्ध आंकड़ों की गुणवत्ता जितनी अधिक होगी, आपके द्वारा उतना बहेतर निर्णय लिया जाएगा, ज्यादा पैसा और समय कि भी बचत होगी।
  • त्रुटि सुधार और ट्रैकिंग – व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन के कई गुणों में से एक यह है कि आप एक मशीन की शुद्धता के साथ मानव भेद्यता को प्रतिस्थापित करते हैं। देर से भुगतान, धीमी बिक्री अनुमोदन, गलत कर रिटर्न और सामानों के भुगतान कभी भी प्राप्त नहीं होते हैं, जो बहुत ही महंगे त्रुटियां हैं, यह आपके व्यवसाय की कार्यशील पूंजी पर असर डाल सकती हैं। त्रुटि से भी अधिक, भविष्य में त्रुटि को ढूंढने और सही करने के लिए और अधिक चुनौतीपूर्ण क्या होगा। इस प्रकार स्वचालन बहुत सारा पैसा खर्च करने से बचने का एक शानदार अवसर है, क्योंकि त्रुटी के कारण बहुत सारा खर्चा हो सकता है।

अब, आप ऊपर सूचीबद्ध 5 कारकों से गुज़र चुके हैं, खुद से पूछें – क्या ये कारक वर्तमान में मेरे लिए चुनौतीपूर्ण हैं? क्या ये कारक इस बिंदु पर मेरे और मेरे व्यापार के लिए महत्वपूर्ण हैं?

यदि उत्तर “नहीं” है, तो आप व्यवसाय स्वचालन के लिए बटन दबाए जाने से पहले आकार, राजस्व, ग्राहकों के मामले में आगे बढ़ने के लिए कुछ और समय इंतजार कर सकते हैं। लेकिन अगर जवाब “हां” है, तो शायद किसी भी समय से अपने व्यवसाय को स्वचालित करने के लिए सही समय है।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.