हमारे पिछले ब्लॉग में हमने विस्तार से चर्चा की कि आप अपनी खरीद प्रक्रियाया दूसरे शब्दों में, अपने खरीद चक्र को संभालने में और अधिक कुशल कैसे हो सकते हैं। इस ब्लॉग में, हम अन्वेषण करेंगे कि स्वचालन कैसे वित्तीय जीवन अर्थात आपकी बिक्री प्रक्रिया, और नकद चक्र के लिए आपके आदेश की दक्षता में सुधार करने में आपकी मदद कर सकता है।

अपने विक्रय चक्र के प्रबंधन में और अधिक कुशल बनने के तरीके को जानने के लिए, आइए समग्र प्रक्रिया बनाने वाले चरणों को समझें।

बिक्री प्रक्रिया में आपके 8 कदम – कुशल होने के 8 तरीके

यदि आप अपनी बिक्री प्रक्रिया का मूल्यांकन करते हैं, तो आप इसे निम्नलिखित 8 भागों में बड़े पैमाने पर तोड़ने में सक्षम होंगे:

चरण 1: आदेश प्रबंधन

जैसे ही आपका ग्राहक ऑर्डर देता है, यह शुरू होता है। इसमें आप अपने सामान या सेवाओं के लिए हवाला प्रदान कर सकते हैं और अपने ग्राहक से अंतिम खरीद के लिए ऑर्डर प्राप्त कर सकते हैं। चाहे ऑर्डर ई-कॉमर्स प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से आपकी बिक्री टीम को ईमेल के माध्यम से या आपके सेल्समैन में से किसी एक को मौखिक अधिसूचना के माध्यम से पहुंचाए, आप खरीद की पुष्टि होने के तुरंत बाद आदेश को पूरा करने के लिए जिम्मेदार बन जाते हैं। यह देखते हुए कि यह एक संभावित जीवनभर के ग्राहक के साथ आपका पहला संपर्क है, यह महत्वपूर्ण है कि आपका उनके साथ अनुभव अखंड रहे, ताकि आप उन्हें न खोएं।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

यदि आप अपने ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम को स्वचालित करते हैं, तो जब आप बिक्री अनुरोध प्राप्त करते हैं, तो स्वचालित रूप से अन्य विभागों में कार्रवाई शुरू हो जाएगी। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि सभी नए ऑर्डर सही तरीके से गठबंधन किए गए हैं, और प्रासंगिक पार्टियों को सटीक और समय पर आदेश पूर्ति सुनिश्चित करने के लिए तत्काल अधिसूचित किया जाता है।

चरण 2: क्रेडिट प्रबंधन

एक विक्रेता के रूप में, बहुत से ग्राहक आपसे उम्मीद करते हैं कि आप क्रेडिट बढ़ाएं। व्यावसायिक संबंधों को बनाए रखने के लिए, आप क्रेडिट बढ़ाएंगे, लेकिन साथ ही, अपनी कार्यशील पूंजी की सुरक्षा के लिए क्रेडिट विस्तारित और शामिल पार्टियों का ट्रैक रखना महत्वपूर्ण है। एक लेनदेन पूरा होने से पहले क्रेडिट अनुमोदन की प्रक्रिया अनिवार्य है।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

आपकी क्रेडिट प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने के शीर्ष फायदों में से एक यह है कि यह आपको बिक्री चक्र में क्रेडिट से संबंधित मुद्दों को रोकने में मदद करता है। जिन मामलों में क्रेडिट लागू होता है, हर पहली बार ग्राहक स्वचालित रूप से क्रेडिट स्वीकृति प्रक्रिया के माध्यम से भेजा जाएगा, और सिस्टम अनुरोधों को स्वत: स्वीकृति या अस्वीकार कर सकता है। दूसरी ओर, लौटने वाले ग्राहकों को सीधे पूर्ति चरण में भेजा जा सकता है। संक्षेप में, एक स्वचालित क्रेडिट प्रबंधन प्रक्रिया आपके खातों को प्राप्त करने योग्य बनाती है और यह सुनिश्चित करती है कि आप केवल अपने सबसे मूल्यवान ग्राहकों को क्रेडिट प्रदान करें।

चरण 3: आदेश पूर्ति

यह तब होता है जब आपका उत्पाद शिपमेंट के लिए तैयार होता है और फिर ग्राहक को पहुंचाया जाता है। किसी भी व्यवसाय में स्टॉक से उत्पादों को प्राप्त करने के लिए एक निर्बाध प्रक्रिया होनी चाहिए, शिपमेंट के लिए इसे तैयार करें और आखिर में ग्राहक को समय पर डिलीवरी हो, यह सुनिश्चित करें। समय पर आदेश नहीं दिया जाना , शायद ग्राहक को खोने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक है।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

जब आप अपने ऑर्डर को पूरा कर रहे हों तो स्वचालन बहुत मददगार हो सकता है। आरंभ करने के लिए, आपकी सूची गणना वास्तविक समय में अपडेट की जानी चाहिए, ताकि आप स्वचालित रूप से उन ऑर्डर को स्वीकार करने से बचें जिन्हें पूरा नहीं किया जा सकता है। सभी ऑर्डर जिसे पूरा करना है, उसको डिजिटलकृत प्रारूप से पालन करना चाहिए, ताकि उस ऑर्डर पर काम करने वाला कोई भी व्यक्ति सभी प्रासंगिक ऑर्डरो को स्पष्ट रूप से समझ सके। जितना संभव हो आपको एसे मैन्युअल ऑर्डर रिकॉर्ड्स को अनदेखा कर देना चाहिए जो, हमेशा अनिश्चितता और बाधाओं का कारण बनता है।

चरण 4: ऑर्डर शिपिंग

बड़े पैमाने पर ऑर्डर शिपिंग, पूरी तरह से आपके उत्पाद रसद पर निर्भर करता है, और इस प्रकार, आपके बिक्री चक्र के शिपिंग हिस्से को नियमित रूप से ऑडिट किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह आपके ग्राहक के उच्च मान कों और मांगों को पूरा करता है।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

इस मामले में, ऑटोमेशन शिपिंग टीम को आदेश पूर्ति प्रक्रिया से डेटा अपडेट करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है, इसलिए वे शिपमेंट, वाहक पिक-अप शेड्यूल, परिवहन के तरीके इत्यादि की योजना बना सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि ऑर्डर समय पर ग्राहक तक पहुंच जाए।

चरण 5: ग्राहक चालान

इसमें ग्राहक को माल और सेवाओं के लिए चालान उत्पन्न करना और वितरित करना शामिल है। यहां महत्वपूर्ण कदमों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि आपके ग्राहक को समय पर अपना बिल मिल जाए। इसके अतिरिक्त, आपके पास एक स्पष्ट कट भुगतान नीति होनी चाहिए और आपके सभी ग्राहकों को बिक्री के पूरा होने से पहले भुगतान शर्तों को समझने की आवश्यकता है। देर से आने वाले या भविष्य में चुक जाने वाले भुगतान से बचने के लिए भ्रम उत्पन्न करने वाली किसी भी बात को शुरू से ही स्पष्ट कर देना चाहिए।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

स्वचालन सहायता यहां महत्वपूर्ण तरीकों में से एक है जिसमें नकद पूर्वानुमान के साथ आपके चालान को एकीकृत करना है। जब समय-सारिणी के अनुसार यथार्थ चालान भेजे जाते हैं, तो आपके खाते के विभाग नकद प्रवाह और व्यय के अनुमान के लिए योजना बना सकते हैं। इसके लिए, ऑर्डर विवरण, लागत, क्रेडिट शर्तों, ऑर्डर तिथियों, शिपिंग तिथियों इत्यादि जैसे सभी डेटा पॉइंट इनवॉइसिंग सिस्टम में दाखिल करने की आवश्यकता है, ताकि किसी भी देरी के बिना चालान जारी किया जा सके।

चरण 6: लेखा प्राप्य

ट्रैकिंग आउटस्टैंडिंग किसी भी व्यवसाय के लिए सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक है। एक व्यापार मालिक के रूप में, आपको बिक्री से उभरने वाले खातों के प्राप्तियां बारीकी से ट्रैक करनी चाहिए, क्योंकि इससे आपके नकदी प्रवाह और कार्यशील पूंजी पर असर पड़ता है।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

एक स्वचालित लेखा प्रणाली आपको अतिदेय होने से पहले निर्दिष्ट समय पर अपने बहिष्कारों को ध्वजांकित करने में मदद करेगी। इतना ही नहीं, एक स्वचालित प्रणाली न केवल आपको सूचित रखेगी, बल्कि आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए अनुसार, आपके ग्राहकों को स्वचालित भुगतान अनुस्मारक भी ट्रिगर करेगी।

चरण 7: भुगतान संग्रह

भुगतान एकठा करना अक्सर आपके विक्रय चक्र का सबसे कठिन हिस्सा माना जाता है, भुगतान एकत्र करना एक आसान काम नहीं है, जब तक कि आप अतिदेय खातों पर एक करीबी टैब न रखें। अपने ग्राहकों को समय समय पर स्मरण-पत्र देते रहे, एसा करके उन्हें देर से भुगतान करने से रोके। अपने भुगतान संग्रह चक्र को ट्रैक करने से आपको अपनी बिलिंग प्रक्रिया में किसी भी कमी की पहचान करने में मदद मिलती है।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

क्या आपने कभी एसी स्थिति का सामना किया है, जब आप भुगतान के लिए ग्राहक से कहते हैं, जब कि भुगतान पहले से ही किया गया था, लेकिन जानकारी आपके पास नहीं पहुंची थी? अधिकांश व्यवसायों में घर्षण का यह एक प्रमुख कारण है, और यदि सटीक भुगतान संग्रह डेटा स्वचालित और ट्रैक किया जाता है, तो इससे बचा जा सकता है। दूसरी तरफ, सिस्टम उन मामलों को ट्रैक करने में भी सक्षम होना चाहिए, जहां ग्राहक अतिदेय अवधि में कदम उठाता है, ताकि उनके क्रेडिट को रोक दिया जा सके। इतना ही नहीं, आपके भुगतान संग्रह को स्वचालित करने से आपको गलत नकद अनुमानों से बचने में मदद मिलेगी, जो किसी भी गलत निर्णय को रोक सकता है।

चरण 8: रिपोर्टिंग और डेटा प्रबंधन

अंत मे, आपके पास सार्थक रिपोर्ट के रुप मे अपने विक्रय चक्र का आवधिक दृश्य होना चाहिए। क्या आप अपने संसाधनों को इष्टतम तरीके से उपयोग कर रहे हैं; बिक्री प्रक्रिया को आवंटित करने की अधिक लागतें करें; छूट दी गई, आदेश पूर्ति पर त्रुटि दर, उम्र बढ़ने वाले खातों की मात्रा इत्यादि – सभी कारकों के लिए डेटा, एक रिपोर्ट के रूप में प्रबंधित और उपभोग करने की आवश्यकता है, ताकि आप प्रभावी निर्णय ले सकें।

स्वचालन यहां कैसे मदद कर सकता है?

इंटरकनेक्टेड सिस्टम नकद प्रक्रिया के लिए आपके आदेश के हर चरण में प्रदर्शन को ट्रैक कर सकता हैं। इसका विश्लेषण करके, आप अपने बिक्री चक्र के समग्र प्रवाह के बारे में द्रष्टि करके विचार कर सकते हैं, जो आपके संगठन में अन्य सभी को प्रभावित करता है। इसमें प्रमुख कारक शामिल हैं, जैसे – आपके ग्राहकों के साथ आपका संबंध, आपके बिक्री चक्र की लंबाई इत्यादि।

अंत में, यह कहा जा सकता है कि नकद चक्र के लिए आपकी बिक्री प्रक्रिया और आदेश का सफल स्वचालन, आपको अपने ग्राहकों को कुशलता से मूल्य प्रदान करने में मदद करेगा और आपके द्वारा किए गए बिक्री के विरुद्ध समय पर भुगतान प्राप्त करेगा। प्रौद्योगिकी न केवल आपको अपनी बिक्री प्रक्रिया में सुधार करने में मदद कर सकती है, बल्कि आपके और आपके संसाधनों के लिए निःशुल्क समय भी दे सकती है, ताकि आप अपने ग्राहक को एक खुश खरीदारी अनुभव प्रदान करने के सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

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Pramit Pratim Ghosh

Author: Pramit Pratim Ghosh

Pramit, who has been with Tally since May 2012, is an integral part of the digital content team. As a member of Tally’s GST centre of excellence, he has written blogs on GST law, impact and opinions - for customer, tax practitioner and student audiences, as well as on generic themes such as - automation, accounting, inventory, business efficiency - for business owners.